3 савета како да звучите професионалније у пословним имејловима

У модерној ери, ваш посао може захтевати да шаљете е-пошту колегама, шефовима, клијентима и још много тога.

Ваши мејлови нису једноставне поруке; представља ко сте ви као професионални запослени. Због тога желите да будете сигурни да је свака ваша послана е-порука добро написана и лака за читање.

Ако ваша компанија користи одређени програм – као што је Мицрософт Оутлоок, на пример – можда ћете желети да научите како да се пријавите форматирање поруке . Без обзира на платформу коју користите за размену порука, постоје различити суштински савети којих бисте требали имати на уму пре него што кликнете на „Пошаљи“ на своју е-пошту.

Функционисање у професионалној сфери може бити изазов за свакога, али можда највише за оне који се баве симптомима менталне болести или другим проблемима менталног здравља.

Срећом, постоји много алата доступних на мрежи који ће вам помоћи да управљате овим стресорима, развијете добре механизме суочавања и поделите своја осећања. Кликните овде за више информација и чланке који могу пружити даљи увид и приступ третману, ако је потребно.

Исправите своје пословне е-поруке

Најважнији и највреднији алат који имате на располагању је лектура. Пре него што размислите о слању е-поште, размислите о важном питању: да ли ваша е-пошта има граматички и логички смисао?

Проверите да ли има граматичких грешака користећи унапред уграђену проверу правописа е-поште, ако је доступна. Ако сумњате у свој алат за проверу правописа, немојте се плашити да користите спољне ресурсе (као што је онлајн речник).

Друге граматичке грешке на које треба обратити пажњу могу укључивати:

• Неправилна употреба великих слова
• Неправилна употреба интерпункције (зарезе, тачке и зарезе, итд.)
• Неприкладан стил и тон писања за професионално окружење
• Неправилна употреба властитих именица – ово је посебно важно када се обраћате другим људима; мало ствари је срамотније од погрешног написа имена некога (или нечега) важног!

Када је ваша е-пошта спремна, прочитајте је наглас да видите да ли има смисла. Понекад можете рећи да ли је реченица „искључена“ једноставно по начину на који звучи.

Одатле можете да извршите било какве исправке да бисте били сигурни да је укупан ток е-поште доследан.

На крају, и ако имате времена, сачувајте е-пошту као нацрт и одустаните од ње. Такође можете замолити непосредне пријатеље или породицу да прочитају вашу е-пошту да виде да ли су уочили грешке.

Добро правило је да притиснете „пошаљи“ само када сте сигурни да сте прочитали и поново размотрили све у својој поруци најбоље што можете.

како се користе макрои тастатуре

Будите сажети у пословним имејловима

Свако у вашој компанији има своје обавезе које треба да испуни, тако да је корисно поштовати њихово време креирањем сажетих е-порука. Ако их будете кратки, слатки и конкретни, можете одмах добити јасан одговор и наставити са даном.

Прво, уверите се да ваше поруке садрже кратке, лако разумљиве пасусе. У ствари, сваки пасус не мора бити дужи од две реченице.

Претпоставимо да ваша е-пошта захтева да напишете више пасуса пуне дужине. У том случају, можете размислити о заказивању личног састанка са ким год да шаљете е-пошту како бисте умањили забуну и погрешну комуникацију.

Уверите се да сваки ваш параграф садржи само релевантне информације. Колико год да је примамљиво уградити мале детаље који могу помоћи примаоцу да разуме вашу поруку, али ако смањите те додатке, можете да креирате е-поруку која је кратка и директна.

Ове врсте порука је често много лакше за читаоца да схвати, а ваша страна која их прима ће вероватно поставити питања која појашњавају као одговор ако је потребно.

Још један користан начин коришћења сажетог језика је опрез према глаголима „бити“. На пример, нешто попут „Желим да могу да пошаљем извештај“ може се скратити на „Шаљем извештај“.

У овом сценарију, елиминисали бисте глагол „бити“ и заменити га активним глаголом који елиминише много речи.

Пишите у тону поштовања

Изнад свега, пренесите своју поруку с поштовањем.

твиттер спречавање компресије слике

Агресија у е-поруци може изгледати као злобна јер прималац не разговара директно са вама. Можете избећи овај случајни тон, чак и када износите лоше вести, балансирајући негативност са позитивношћу.

На пример, ако желите да критикујете учинак запосленог, можете започети реченицу тако што ћете рећи нешто позитивно и завршити је својом критиком.

Поред тога, избегавајте коришћење „али“ . Негира прву половину реченице, па чак и ако почнете са нечим позитивним, употреба „али“ може навести некога да помисли да сте неискрени. Дакле, замените „али“ са „и“ тако да обе изјаве остану тачне.

Такође можете размислити о укључивању кратког потписа на крају поруке. Ови потписи могу помоћи у преношењу важних контакт и личних података вашем примаоцу.

Ако желите, идите на подешавања е-поште и подесите потпис који укључује ваше име, контакт телефон и друге сајтове са којима сте повезани.

Ако ваша компанија има лого, можете размислити о томе да уградите визуелни део као део вашег потписа. Резултат је имејл који звучи и изгледа професионално, који одржава тон поштовања.

Закључак

Једна од главних ствари које треба имати на уму је да правите кратке, концизне поруке без грешака у највећој могућој мери, чак и у лежернијим имејловима. Чинећи то, показаћете свом шефу да га поштујете, а сами себи говорите да сте заиста професионалац каквог бисте волели да вас други виде.